4 Técnicas para Prevenir Problemas

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Virtuosum

9:57

Nos esperaba un gran evento. El compromiso por sacarlo adelante sin problemas era clave. No podíamos fallar. Otro padre de familia del grupo era nuestro líder. Se trataba de coordinar los eventos relacionados con “EL TORNEO DE LA AMISTAD” del colegio de nuestros hijos.

A mí me tocó la recepción de los contingentes de estudiantes y padres de familia que venían de otros colegios. Unos llegarían por avión y había que recibirlos en el aeropuerto. Otros vendrían por autobús.

Al llegar era necesario recibirlos y conducirlos a los hoteles contratados para el efecto. Algunos llegarían simultáneamente y eso complicaba la operación. Otros se retrasarían y arribarían a horas avanzadas de la noche.

¿Qué hacer? ¿Cómo lograr que ese enjambre de visitantes fuese bien recibido y alojado? ¿Cómo evitar los posibles problemas o cómo solucionarlos con anticipación o con rapidez?

Recordé que en nuestro curso de “ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES” tenía un tema de Análisis de Problemas Potenciales, basado en el enfoque de Charles H. Kepner y Benjamin B. Tregoe. Me dispuse a ponerlo en práctica.

A veces sucede que leemos algún texto o asistimos a un curso y, por alguna razón, no lo ponemos en práctica de inmediato. Hay que revisar lo que tenemos a la mano para descubrir herramientas que puedan ayudarnos a salir de apuro. Éste es el caso.

Primero es necesario definir las posibles áreas vulnerables. Encontré que la contratación de los camiones y la logística para moverlos eran importantes. Un buen mapa de la ciudad con las direcciones claramente señaladas era otro aspecto. Contar con un buen programa que describiera los distintos momentos de arribo de los grupos. Posible confusión al desembarcar, sin saber qué hacer.

También era importante coordinarse con otro padre de familia para asegurar que las reservaciones en los múltiples hoteles estuviesen debidamente confirmadas. Tener dicha lista con datos precisos de quién estaría en qué hotel y todos los demás aspectos vinculados a esto.

Una vez elaborada la lista de las áreas vulnerables diseñé una matriz en donde aparecían estos aspectos en una primera columna vertical, luego le agregué cuatro columnas con las cuatro técnicas para prevenir problemas.

Columna 1. Problemas potenciales. Para cada área vulnerable aplicar las siguientes preguntas: ¿qué podría salir mal? ¿Qué, dónde, cuándo, cuántos, quiénes? Como ejemplo: la compañía con la que contratamos autobuses nos estaba dando los primeros diez de muy buen nivel, pero los siguientes eran de segunda. Hubo necesidad de cerrar el contrato sólo con diez unidades con este primer proveedor y buscar otro para los siguientes ocho camiones programados.

Columna 2. Causas de esos posibles problemas potenciales. Las preguntas aquí: ¿Qué podría originar el problema? ¿Qué tan grave sería? ¿Puede ignorarse o debe tomarse en cuenta seriamente? Un ejemplo: posibles cambios en la agenda, al retrasarse un vuelo pudiera encimarse con otros arribos. Al juntarse cuatro o cinco camiones habría que tener señalamientos grandes que lo alcanzaran a ver 250 personas. Podría ocasionarse desorden al ser grupos demasiado grandes.

Columna 3. Acciones preventivas que pueden realizarse. Una vez identificadas las causas ¿Qué podríamos hacer para evitarlo? ¿Cómo eliminar cada causa? Tuvimos que conseguir mapas adicionales para los que nos apoyaban, las direcciones de los hoteles se precisaron, se conversó con los choferes para asegurar que sabían dónde estaban las ubicaciones y cómo llegar. Hicimos instructivos específicos para cada uno de los grupos, según el lugar dónde serían ubicados. En cada hotel se colocarían letreros grandes para darle la bienvenida a cada grupo que iba a hospedarse de modo que no fueran bienvenidas genéricas. Pedimos a cada hotel que tuviese un par de habitaciones adicionales a las previstas con el propósito de alojar a personas extras en caso necesario.

Columna 4. Acciones correctivas. La tarea aquí consiste en identificar las medidas a tomar y cómo disminuir los daños si se presenta algún problema que no haya sido previsto. Como ejemplo: en un horario en particular nos coincidieron cinco vuelos y no hubo camiones suficientes para trasladarlos al hotel, a los últimos en llegar les propusimos esperar una hora mientras llegaba un autobús adicional que solicitamos al percatarnos del problema. Hubo molestias, pero logramos la comprensión puesto que el problema se originó desde el retraso en el aeropuerto de origen.

Parece mentira pero haber trabajado anticipadamente con estas cuatro técnicas nos permitió realizar nuestra labor exitosamente. Tal vez nadie lo notó, porque es usual que únicamente nos fijamos cuando algo sale mal. Pasa lo mismo que con nuestra mamá. Ella se esmera en hacer una rica comida y sólo estamos para reclamar si se le pasó la sal o está fría la sopa. No es costumbre elogiar el trabajo bien hecho, lo cual es una pena.

Espero que tomes en cuenta estas cuatro técnicas y procedas a aplicarlas en el primer evento que tengas próximamente. Prevenir problemas es más barato que su corrección. ¿Vas a emprender algún proyecto? ¿Vas a salir de viaje? Piensa en lo que pudiera salir mal y procede a ir paso a paso hasta completar la prevención.

Aprovecho a desearte un próximo año pleno de salud, bienestar y felicidad.

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