Juntas Efectivas

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Virtuosum

Juntas Efectivas

7:36

Es parte de la cultura social copiar en todos los ámbitos lo que es integrante de las formas de actuar del sector público. Las prácticas gubernamentales no son inocuas, contagian a toda la sociedad.

¿Haces juntas en tu empresa? ¿Son efectivas? ¿Es conveniente remediar esa situación? Te invitamos a reflexionar sobre este tema.

Es práctica común en muchos líderes utilizar el método del acuerdo. Consiste en que el líder se reúne con cada uno de sus colaboradores por separado. Esto lo lleva a discutir los asuntos y analizarlos desde una perspectiva individualista.

En el acuerdo se analizan los asuntos concernientes a cada persona. La causa es una concepción equivocada de lo que es una organización. Se olvida la visión sistémica, donde lo que sucede en una parte del sistema, repercute tarde o temprano en otras partes. En lugar de contemplarla como una maquinaria donde cada engrane se mueve únicamente si lo hacen otros engranes. Los resultados finales son una consecuencia del movimiento general de todos los componentes de una organización.

También entra en juego la concepción lineal de las cosas. Tenemos la idea del funcionamiento causa-efecto directo, unidimensional. El pensamiento sistémico nos enseña que un efecto puede estar muy lejos de su causa, no hay impactos unilaterales, todo es holístico, es total.

En consecuencia, cuando un líder llama a uno de sus subordinados para analizar un problema o para diseñar un plan de trabajo entra en acción el pensamiento lineal. Únicamente los puntos de vista, los conocimientos y la experiencia de dos personas están en juego. El líder y ese subordinado en particular.

Hay otra salvedad. Hay líderes que toman sus decisiones sin escuchar a nadie que forme parte de su equipo. Sólo sus ideas prevalecen para la marcha de su organización. Este es el peor caso. Es la creencia de que los demás no piensan, o de que sus experiencias no valen lo suficiente como para escucharlas y tomarlas en cuenta. Es una pérdida oculta del potencial desaprovechado de un equipo, ya sea de trabajo o de cualquier otro motivo.

Entonces, es importante concluir que toda discusión de un asunto importante en un equipo de trabajo debe ser incluyente. Nadie que toma decisiones y lleva a cabo trabajo para el funcionamiento del equipo puede ignorar lo que se está acordando en otra parte de la organización. En la actualidad estas juntas no exigen cuerpo presente. Los avanzados sistemas informáticos nos permiten estar juntos, aunque sea en la distancia, manteniendo comunicación en línea.

Las juntas obligan a estar juntos, es decir, convocar a la participación de todos los afectados en una decisión, según su nivel jerárquico. Ahora bien, si estamos mal organizados y carecemos de una estructura funcional confiable, juntar a todos resulta contraproducente. En un equipo donde hay celos, envidias y rencores, toda junta está condenada al fracaso. El líder está fallando y tiene miedo de juntar al equipo en una reunión. Resultado, no hay juntas.

Las juntas poseen ciertos requisitos que debemos considerar:

Deben ser planeadas para evitar su exceso (la juntitis). Una junta semanal debería ser suficiente para contar con un equipo de trabajo informado y comprometido. Las juntas extraordinarias deben ser una excepción.
El motivo de la junta y su orden del día deben ser informados con suficiente anticipación. Las juntas emergentes y precipitadas crean ansiedad y desconcierto. Evitar el ¿para qué es la junta? ¿qué información debo llevar?
El líder debe asegurar que todos participen, nadie debe reservarse su opinión.
Cada asunto debe concluir en decisiones que cuentan con nombre del responsable, actividad a realizar, resultados esperados y fecha de cumplimiento, así como la comunicación de avances al resto del equipo.
La minuta de la junta debe tener un responsable por un periodo determinado. Esta persona debe asegurar que todos los participantes reciben y están de acuerdo con lo que allí se relata.

Si un líder (encargado, jefe, subdirector o director) toma en cuenta estos puntos le resultará mejor conducir a su equipo, por muy grande que sea. Descubrirá a tiempo a los incumplidos, a los rijosos y a quienes carecen de las aptitudes para participar en el equipo. En el otro lado de la medalla, descubrirá rápidamente a quienes son sus mejores aliados y encontrará la forma de brindarles reconocimientos oportunos.

Un líder que practica un enfoque sistémico al dirigir aprovechará y hará crecer los talentos al interior de su equipo para obtener mejores resultados en bien de todos los integrantes.

Reflexiona y actúa, por lo pronto, disfruta y aprovecha tu semana.

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